パソコン/ビジネスフォン/カメラ/保守

スタッフブログ

  1. ホーム
  2. 総務
  3. 4月の人事総務のIT環境準備

4月の人事総務のIT環境準備

3月になりました。

もうすぐ新卒が入社してくる企業様も多いのではないでしょうか。
人事部や総務部のご担当者様はこの3月は準備に忙しい時期だと思います。

特に総務部の方は、式会場の担当と打ち合わせ、備品の準備、名刺の発注、社内のレイアウト変更、デスクや椅子の準備、パソコンの準備、電話機の準備・・・
あげるとキリがない程、細かい手配がたくさんあると思います。企業様の中にはできるだけアウトソーシングしているところも多いのではないでしょうか。

どこの企業様の総務担当の方は必ず一度は思うはずです・・・

「人数が足りない」

「なぜ、総務部には人を回してもらえないの!!」

「他の企業の総務部はどうやっているの?」

絶対に解決しない(解決してもらえない)悩みだと思います。

ですが、不満を言っても目の前の仕事は解決しないので、限られた人数で効率良く、コストを抑えながらやっていくしかありません。
そういった意味では社内で一番仕事が早い人なのかもしれません!?

実際に他のお客様はどのようにして、この3月を切り抜けているのでしょうか。

実際に総務の方が困った事例をご紹介します。

■ 配線がない!

社内のレイアウト変更は、電話配線やLAN配線の追加や移動が必要です。

電話機は買ってくれば大丈夫ですが、配線だけはどうにもなりません。

そのような時は電話機を導入した会社に相談するなど、外部へアウトソーシングします。

ただ、ここでも問題なのは、1月から4月まで工事会社の「工事予約が取れない」こと。

工事業者はこの時期が一番忙しい繁忙期だからです。

次の新入社員の人数の確認や配属部署の確認を早めにしておくことで、業者の手配も早めに抑えておくことができ、
安心です。

工事業者も予定が組みやすいため、必要なら下見も行うこともできます。

工事当日に「あれ?」というようなトラブルも未然に防げます。

 

■ メールの設定ができない!

パソコンを用意して、LAN配線(またはWi-Fiを設定)して、さぁ、いよいよ使おうとしたら「インターネット・メールが
できない」ということもよくあることです。

プロバイダー情報を再度確認してみたり、パソコンの設定を見直してみたり、LANケーブルの断線を疑ってみたり、ルータ
などの周辺機器のトラブルを疑ってみたり・・・

問合せ先もたくさんありますから、どこから何を問い合わせてみればいいのかという悩みも多いようです。

自社でシステム担当をやっていた方が、退職してしまいネットワーク環境がわからなくなってしまった・・・というのも
実は多い悩みのようです。

社内ネットワーク担当を置くのは非常に良い事だと思いますが、そのような事態になることは想定しておかなければいけませんので、できるだけ管理データは細かく分け、社内のNASサーバなどに保管及び共有しておくことをお勧めします。

閲覧制限もいくつか方法がありますので、安心です。

そして、業者の問い合わせ窓口は1本化しておくことをお勧めします。

 

■ 業者がわからない!

前任者が任せている業者がいたようだが、退職してしまってわからなくなってしまった。

先ほどのネットワーク担当者の件と似ていますが、どこの企業様にも多いトラブルです。

まず名刺は版下データはイラストレーターで社内で保管しておくことがお勧めです。

データを預けておくと印刷が社が倒産、移転などすると注文時に困ってしまいます。

また、名刺の用紙も何を使っているのか把握しておくことが大切です。

紙質が異なると同じ色でも異なった色に見えてきます。

工事業者同様、印刷業者もこの時期は忙しいので、納期は必ず確認しておきましょう。

デスクや椅子なども納品日注意が必要な点がありますが、メーカーの生産が中止となり、同じ什器が手に入らないことも
あります。情報がすぐに入るようにしておく必要があります。

このように管理しておく必要な業者がたくさんありますので、担当が変わったという理由でわからなくなったということを防ぐため、共有ファイルにリスト化しておくことをお勧めします。

 

 

総務部は万が一の為に、万全の体制を整えておく必要があります。

信頼できる業者はホームページだけではわかりません。

依頼する前に必ずよくその業者と相談し、この業者なら任せられると思ったところにお願いしましょう。

 

パソコンとネットワークトラブルはプロにお任せください。

ネットワーク環境保守は、

電話やリモートのログインで、ヒアリング対応

訪問が必要な場合は、地域の一番早く訪問できる業者を選定

訪問料金は無料で作業費用のみ

しつこい営業電話なし

PAGE TOP